Recomendaciones técnicas de envío a listas institucionales

A la hora de enviar un correo electrónico a una lista institucional, dado que será recibido por un gran número de personas, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Correos descartados automáticamente a partir de enero de 2009:

  • Si no existiera página web y fuera absolutamente necesario enviar un adjunto, no utilizar los formatos .doc, .docx, .xls o .ppt: usar PDF, que es un estándar abierto recomendado para el intercambio de documentos.

Recomendaciones:

  • Evitar el envío de textos con formato (HTML). Configurar el cliente de correo para que el envío lo haga en formato "texto plano" o "sin formato".
  • No adjuntar anuncios o convocatorias en archivos adjuntos: escribir un resumen de la información en el cuerpo del mensaje, y, si fuera necesario dar más información, incluir un enlace a la página del evento
  • En el caso de formularios de inscripción, lo recomendado sería utilizar formularios on-line. Si no se dispusiera de este servicio, utilizar formularios en formatos PDF u OpenDocument (.odt), tal y como se muestra en los archivos adjuntos al final de esta página.
  • Para evitar saturar el servicio de correo, se deberían enviar a través del servicio de transferencia de ficheros de la Universidad de Zaragoza, o utilizar la herramientas "vincular" del webmail.

Los motivos de estas recomendaciones son los siguientes:

  • Mucha gente apenas lee este tipo de correos. Si queremos que llegue a un mayor número de personas, es necesario facilitar su lectura lo más posible
  • Un adjunto se lee menos que una dirección de una página web; y mucho menos que la información que se encuentra en el propio cuerpo del mensaje
  • Los colores y formatos de texto no hacen más atractivo los correos, sino todo lo contrario
  • Un mensaje a una lista de correo no debería ocupar más de 100 Kb. Mandar ficheros adjuntos pesados en un mensaje a una lista institucional hace que el sistema de correo se colapse, dado que el tamaño se duplica miles de veces en los buzones de correo.
  • Los formatos .doc, .xls, .ppt, etc. de Microsoft Word no son estándares abiertos. Su uso discrimina a los usuarios que no disponen de éste paquete informático y a los sistemas operativos no compatibles con la aplicación Office. DOC no es un formato de intercambio de documentos correcto y es un medio de infección de virus.
  • El formato HTML tiene un peligro en los correos electrónicos: se puede utilizar para el phishing o fraude por internet. El texto plano no tiene este problema.

Ventajas de utilizar los formatos PDF y OpenDocument:

  • Se puede visualizar con software gratuito en cualquier plataforma
  • Ocupan menos tamaño que el formato .doc
  • En el caso de PDF, su impresión y visualización es igual en cualquier ordenador, sistema operativo y aplicación, evitando problemas de maquetación al distribuirse
  • Se evitan posibles riesgos de seguridad (virus, etc.)
  • Se evitan los problemas de privacidad existentes en formatos cerrados, al añadirse información personal de forma no intencionada

Envío de ejemplo

Asunto: XIX Jornadas de Listas Institucionales
Para: xxx.unizar@listas.unizar.es
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El próximo día 31 de febrero tendrán lugar las "XIX 
Jornadas de Listas Institucionales" en el edificio F del Campus 
San Nicolás. Esta edición contará con la asistencia de Don José 
Rodríguez Rodríguez, catedrático de la Universidad de Atlantis.

Más información e inscripciones: <http://www.unizar.es>
--
José R.
Organizador de las Jornadas de Listas Institucionales

Aplicaciones gratuitas con las que puede crear y leer los formatos PDF y OpenDocument:

Otras aplicaciones

Más información:

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